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仲恺农业工程学院档案借阅制度

    档案借阅是档案管理工作的主要形式之一。为充分发挥档案的作用,既方便档案利用,又确保档案的安全完整,特制定本制度。
    一、本院师生员工凭工作证,学生证查阅档案材料。院外人员查阅档案凭所在单位介绍信和本人身份证,视所查档案的目的和内容,并经主管领导或档案室负责人批准方可查阅;
    二、凡调阅党委会议记录,校长办公会会议记录,绝密档案材料,有密级的上级文件,应由本单位负责人提出查阅报告,经综合档案室审批,必要时报请主管领导审批后,限定性地阅读有关内容,不得带出综合档案室,不得抄摘。如确因工作需要抄摘时,摘抄稿件限期交给综合档案室注销销毁。
    三、凡借阅有关人员的处分,处理材料,属于一般干部,职工,学生和科级干部的,须经综合档案室主任或档案形成部门负责人批准,属处级干部的要经党委书记批准。
    四、调阅我院非公开的科研课题档案,本研究课题人员可以直接调阅。其他人员和外单位查阅,必经过课题负责人签署意见,科研处负责人或综合档案室主任同意,必要时报请主管院长审批。借阅名人全宗档案的,必须经综合档案室主任同意,必要时须经名人同意或院长审批。                            
    五、借阅档案,必须办理借阅手续。档案材料原则上不得借出,如遇特殊情况需借出,须经档案室负责人批准,并限期归还(不超过5天);不能按时归还者,事前应向档案室说明情况,并办理续借手续。对过期不还者,应停止其借阅并给予经济处罚。
    六、借阅者应对档案的保密、安全和完整负责,不得把档案中的内容随意转告他人,不得擅自公布档案内容。查阅档案时不得拆卷增减、圈划、批注、修改、剪裁、损污。凡损坏了档案,则视其情节赔偿,罚款或追究其他责任。
    七、外借档案如发现有转借、损坏、丢失等现象,应写出书面报告,根据不同情况,上报学校依据国家档案法有关规定,视情节轻重予以处理。
    八、档案借阅或归还时,由利用者和档案部门共同进行清点、检查,并在档案借阅登记薄上登记。
    九、根据相关规定,凡利用属收费范围内的档案,按有关部门核定的收费标准收费。