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总务处档案管理办法

作者:总务处 更新时间:2013-08-19



     第一章 总 则
     第一条 为了加强总务处档案管理工作,充分发挥档案在总务处各项工作中的作用,根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》、《仲恺农业工程学院档案管理办法》,结合我处实际,制订本办法。
     第二条 总务处在党政管理、工程项目管理、招投标管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子文档、实物档案等不同载体的文件材料,均属总务处档案。
     第三条 总务处档案是全处职工各项工作的真实记录,是重要的信息资源,是历史的凭证。
     第四条 总务处档案工作是办好后勤各项工作的重要基础之一,也是衡量总务处工作质量和管理水平的重要标志。总务处各部门应加强对档案工作的管理,切实把它纳入部门管理工作职责之中。各部门和个人应当遵守本办法,并应承担收集、整理、立卷、归档和保护档案的义务。
     第二章 管理体制及职责
     第五条 本处档案工作遵守统一领导、分级管理、集中保存的原则。总务处在综合科设档案室,集中存放各类档案资料,总务处档案室受学校综合档案室指导和本处主管领导分管,综合科兼职档案工作人员负责处理日常工作。
     第六条 分管处领导职责:指导全处档案工作;协调各部门落实档案工作“四同步”
    (布置、检查、总结、验收其它工作时,同时布置、检查、总结、验收档案工作);负责对各部门档案工作进行监督、检查和考核;负责档案的划密、解密和档案归档的领导工作;研究决定档案工作的重大事宜。
     第七条 总务处档案室的基本任务:
     (一)贯彻执行国家和学校关于档案工作的政策法规,规划全处档案工作。制订总务处档案工作规章制度,监督、指导、检查执行情况;
     (二)对总务处档案和有关资料进行接收、收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作。
     (三)执行保密制度,做好档案密级划控和守密工作。
     (四)做好档案利用工作,主动为总务处各项工作服务,为职工服务。
     (五)做好档案编研工作和信息开发交流工作,发挥档案的信息源作用。
     (六)做好防火、防盗、防虫等工作,确保档案安全。
     (七)围绕总务处中心工作,完成总务处交办的任务。
     第八条 总务处确定一名副处长负责分管总务处的档案工作,综合科科长为赚(兼)职档案员,负责总务处档案的收集、整理,并根据学校要求向学校综合档案室移交档案。总务处各部门负责人及工作人员都有配合专(兼)职档案员做好本部门及自身档案工作的职责。
     第三章 档案的形成和归档
     第九条 对全处档案实行集中统一管理,特殊载体档案可实行分室管理。总务处各项工作应与档案工作实行“三纳入”、“四同步”,即纳入工作计划和规划、纳入管理制度、纳入党政管理人员的职责范围;在布置、检查、总结、验收各项工作的同时布置、检查、总结、验收档案工作。
     第十条 总务处专(兼)职档案员应按《仲恺农业工程学院档案综合管理工作规范》的要求,对形成的文件材料认真积累、整理,按时移交学校综合档案室。
     第十一条 对于个人在从事党政管理职务活动中形成的各种载体的文件材料,必须按规定归档,任何个人和部门不得据为已有。
     第十二条 提倡个人向总务处捐赠在非职务活动中形成的档案材料,总务处档案室应做好此类档案的接收和管理。
     第十三条 归档范围: 依据《仲恺农业工程学院总务处目标管理责任书》和我处档案工作实际情况,我处归档范围分为八个方面:
     (一)基本建设、维修工程方面: 主要有工程(或维修)项目的立项、规划、设计、施工、竣工等各阶段产生的文字、图表、声像、电子等载体的原始记录; 如:可行性研究、规划方案、立项申请、批复、设计、施工图纸、 招投标资料、水、电扩容的方案、施工现场记录、设计与施工修改变更的请示和批复及施工变更通知书、施工合同、施工组织设计、进度计划、施工措施、设备、材料人员进场安排、预(结)算报告、施工监理的合同、监理日记、监理报告等有关资料;
     (二)各部门房产方面: 各部门房屋平面图、使用面积、租金、房屋使用、维修情况等相关学校的固定资产统计数据; (三) 大型设备方面: 大型设备如:水泵房、高压电房中的设备、各类汽车等。后勤设备的开箱记录、使用说明书、保修卡、用户的使用、维修记录、水泵房、高压电房的运行记录、值班记录等等;
     (四) 地下隐蔽工程方面: 校园内水网、电网、煤气管网及电视、电信、宽带网络等隐蔽工 程的设计、施工、平面布置图、维修记录及竣工资料。 尤其重要的有:给水、排水、弱电、地下电缆、煤气管网等的设计、管网布置图、施工合同、施工进度、预付款情况及工程结算书、竣工图纸、竣工报告等资料。地下管网工程的维修、检测记录、工程材料取样试验、水质化验及检验报告等;
     (五)党建与思政工作方面: 主要内容包括党的建设、思想宣传工作、廉政建设等工作中有保存价值的不同载体的文件材料。
     (六)综合管理方面: 主要内容包括日常管理、校园美化、绿化、物业管理、保障安全稳定工作中有保存价值的文件材料。 总务处档案室对应归档的文件材料要进行认真审查,凡归档材料不完整、不齐全、不规范的将不予接收。并及时告知文件材料形成部门负责人按有关要求报送需存档的文件材料。
     第十四条 归档要求:
     (一)立卷人按照文件材料自然形成的规律,保持彼此之间的有机联系,符合便于利用的要求,进行整理组卷,编写页号、件号,填写卷内目录、备考表、案卷目录,注明保管期限和密级,应归校档案室的报主管领导审核签字后,由总务处统一移交学校综合档案室。
     (二)归档的文件材料同一类的应格式一致、装订工整、字迹图橡清晰等符合规范要求。禁用圆珠笔、铅笔书写,禁用复写。归档的文件材料原则上要求必须是原件。
     第十五条 归档时间:
     (一)党政类,能按年度归档的文件材料,在次年四月底前归档;
     (二)设备类、财务类的档案,每学期结束前整理检查完毕,开学的第一个月内归档。
     (三)工程项目等科技档案归档,应于项目竣工后一个月内及时归档。
     第十六条 注意做好电子文件和特殊载体档案的管理工作。在电子文件归档时,实行电子版和纸质版双套制管理,做到逻辑归档和物理归档时有相关信息的移交登记。反映总务处重大活动、重要事件的声像档案,由总务处档案室和形成部门各存一套。
     第四章 档案管理
     第十七条 总务处档案室接收档案时,要按照规定的分类编号方法进行统一分类、编目、排架等。按照《中华人民共和国保守国家秘密法》、学校有关保密规章,对所存档案实行密级保管。
     第十八条 档案保管期限分为永久、长期、短期(财会档案),对保管期限已满的档案依据有关规定进行鉴定销毁。
     第十九条 单位撤消、合并和人员调动时,必须办理档案移交手续,不得私自带走和销毁档案材料。
     第二十条 总务处档案室定期对保存期满的档案进行鉴定。和有关部门负责人组成鉴定小组,对到期的档案提出销毁或延长保管期限的意见,登记造册,经分管处领导批准后,方可存、毁。
     第二十一条 严格执行档案管理制度和做好档案统计工作。做好防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光工作和统计工作,确保档案的安全和利用。
     第五章 档案的开放利用
     第二十二条 总务处档案材料开放时间与上班时间一致。档案管理人员应主动做好提供利用和服务工作。我校教职工在说明利用档案的目的和范围后,均可查阅档案,并可摘录和复制;因工作需要和有正当的理由,按规定办理有关手续,经分管处领导批准可调阅属控制范围的档案。
     第二十三条 外单位人员需借阅档案,需经处领导批准。
     第二十四条 档案材料原则不可外借出室,特殊情况要经处领导批准。对借出档案,档案管理人员要做借阅登记,定期催还,发现损坏或丢失,应写出书面报告,并及时报告处领导,确需借出档案,须经分管处领导批准。借出档案要妥善保管按时归还,属控制范围档案需公布或携带出境,要按规定办理手续。
     第二十五条 本办法自公布之日起执行,由总务处综合科负责解释。
    
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